Trucos para trabajar con Google Drive

Los que trabajamos con esta herramienta tenemos la sensación de conocerla de toda la vida pero lo cierto es que Google Drive apenas lleva en funcionamiento poco más de un lustro. Tiempo que le ha bastado para convertirse en indispensable para muchas empresas y más conociendo poco a poco sus múltiples trucos para sacarle mejor provecho si cabe. Te contamos algunos…

Google Drive -anteriormente conocido como Google Docs- es un espacio gratuito de almacenamiento de archivos que ofrece Google a cada usuario, en concreto 15 gigabytes. Basta con acceder a través de una cuenta de Gmail tanto desde el pc como de un dispositivo móvil y empezar a trabajar.

Una herramienta de trabajo ideal

Google Drive nos permite a la vez editar documentos, hojas de cálculo, guardar los correos electrónicos e incluso las imágenes de Google + que no superen los 2048 × 2048 píxeles.

Su sistema de sincronización permite contar con respaldo automático, con un control de versiones pudiendo acceder a versiones anteriores de un archivo después de ser modificado y realizar diferentes subidas o bajadas masivas de archivos, respetando en todo momento la estructura de carpetas.

Quizás leas esto y ya estés de sobra familiarizado con Google Drive y quieras ir un poco más allá. En bilnea hemos recopilado una serie de trucos que harán amar aún más esta herramienta del gigante Google. Si hasta ahora la usabas, ya verás ahora…

Google Drive y el trabajo en equipo

Google Drive es una herramienta ideal para el trabajo en equipo:

  1. Trabajar en equipo: Basta con introducir los correos de quienes quieres que colaboren contigo e incluso puedes hacerlo público. Para poder dar acceso a tus archivos, seleccionas el botón 'Compartir' y basta con pulsar sobre la opción 'Obtener enlace' para compartir los archivos. Esta opción aparece arriba a la derecha.
  2. Opción de Chat: También existe la opción de hablar conjuntamente quienes están colaborando en el proyecto, ya que podemos encontrar una ventana de chat donde dejar comentarios en puntos concretos del texto. El chat aparecerá arriba a la derecha con el icono de un bocadillo de diálogo.
  3. Práctico buscador: Hay herramientas que pueden confundirte por una mala organización, no es el caso de Google Drive, ya que en él puedes encontrar todos los documentos y archivos que se han compartido contigo. Gracias al buscador puedes buscar por nombre de proyecto de quién te lo compartió o por su correo.

Gestión de archivos en Google Drive

Esta opción tiene que ser práctica, era una obsesión de Google a la hora de perfeccionar esta herramienta y lo ha conseguido. Un truco a la hora de usar Google Drive es que puedes subir archivos locales simplemente seleccionarlos en la carpeta donde los tengas y arrastrarlos con el ratón hasta Drive. ¡Así de fácil!

También es importante que sepas que Google Drive incluye una opción capaz de leer archivos PDF y convertirlos automáticamente en documentos de texto.

¿Sabes cómo hacerlo?

Subes el PDF a una carpeta, haces click derecho sobre él y eliges la opción 'Abrir con' y 'Documentos de Google'. También puedes optar por la opción inversa, para lo cual sólo debes abrir un documento de texto y elegir la opción de descargarlo como un PDF. ¡Easy!

En la versión móvil Drive también puedes escanear documentos y pasarlos a PDF. Dale al + para crear nuevo documento y después a la opción 'Escanear'. El texto en PDF también se puede convertir a formato de documento.

Trucos rápidos en Google Drive

Si usas esta herramienta para crear variedad de documento, puedes añadir atajos en tu barra de marcadores. Las direcciones que necesitas son:

Sin conexión

Google Drive también funciona en la nube sin conexión. Para ello solo debes mantener el documento pulsado hasta que se seleccione. Elige la opción 'Acceso sin conexión'.

Crear enlaces

Elige el texto que quieres convertir en enlace y dale a la opción 'Insertar enlace'. En el cuadro 'Enlace' puedes realizar búsquedas en Google para encontrar una página concreta e insertarla como vínculo.

Utilizar Google Imágenes sin salir del documento

Basta con seleccionar una, elegirla y pulsar sobre 'Seleccionar'. Una vez la tienes incluso puedes editarla. ¿Cómo? Haciendo click derecho sobre ellas y elegir las opciones de 'Recortar imágenes' u 'Opciones de imagen' para ajustarla a tu gusto.

Convierte el formato de Word al de Google

Hacerlo no es nada complicado si te estás familiarizando con Google Drive. Primero debes subir un archivo .doc a Drive. Si haces click derecho sobre él verás la opción de 'Abrir con Documentos de Google', para convertirlo y se guarda automáticamente una copia con el formato nativo de Drive.

google drive-img

Insertar un documento en tu propia web

Cuando estés editando el documento selecciona la opción 'Pinchando sobre Archivo' y eligiendo 'Publicar' en la web. Tendrás dos alternativas, la de generar un enlace para insertar como hipervínculo o la de crear un código de inserción, un embed que sólo has de copiar y pegar en cualquier web.

¿Sabías que con Google Drive puedes crear formularios?

Es muy sencillo, ve a la opción 'Más' en el menú de 'Crear nuevo archivo'. Podrás incluso compartirlos en webs o redes sociales y ver luego las respuestas. Y por último otro truco de Google Drive imprescindible para aquellos que usan Chrome se trata de Save to Google Drive. Con solo un click derecho en los documentos o archivos que encuentres en la red tendrás la opción de guardarlos automáticamente en Drive.

 

Sobre el autor

bilnea - Comunicación y Marketing Digital.

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