Sistema de trabajo EasyWork

Artículo actualizado 7 meses por bilnea

¿Aún no has probado nuestro Sistema EasyWork?

Uno de los principales motivos que nos encontramos cuando un cliente tiene la opción de externalizar un departamento y no da el paso es el control.

Por normal general el cliente considera que un equipo externo no será capaz de estar cerca y alinearse totalmente con el ritmo y día a día de la empresa.

Por ese motivo desde bilnea hemos estado durante los 12 meses de 2018 trabajando con un sistema de gestión de trabajo externalizado que hemos validado con nuestros clientes, y ¡funciona! Este sistema de trabajo se denomina Sistema EasyWork, y es un integrados de herramientas gratuitas.

Para hacerlo simple, una de las claves, hemos tenido que reducirlo a lo más básico. Usar herramientas muy intuitivas, ágiles, seguras y gratuitas que nos permitan salvar la distancia entre nuestros centros de trabajo en Murcia y Valencia y el resto del mundo.

¿Cómo lo conseguimos? Con 5 sencillas herramientas de gestión de equipos en empresas:

1. Google Drive. Repositorio de contenido

Nosotros estamos enamorados de Google Drive. Acceso en cualquier momento desde cualquier dispositivo del mundo a todos tus datos y documentos bajo la seguridad del gigante Google. Es una de las herramientas clave en el Sistema EasyWork

Principales ventajas de Google Drive:

Nos permite tener un cuadro de mando (Dashboard) compartido con el cliente donde incluimos planificación, control de KPIs, Inversión, listado de interacciones, clipping, etc
Podemos recibir imágenes de eventos en directo desde cualquier parte del mundo y que el departamento de diseño las edite y comparta con contenidos para publicarlas en pocos minutos
Los informes mensuales están compartidos en un espacio donde pueden ser consultados, descargados y compartidos con la dirección general por parte del responsable de la cuenta en lado cliente en cualquier momentos
Privacidad: Google tuvo que adaptar sus servicios “Cloud” para cumplir con la RGPD tal y como nos indica en su página web

2. Telegram. Comunicación instantánea del equipo.

Nos encanta Telegram. Para que lo entendamos, lo usamos como WhatsApp pero a nivel profesional. Muchas empresas en España no separan la privacidad de un empleado entre vida personal y profesional. Nosotros hemos querido salvaguardar a nuestro equipo en este sentido y además usar un canal concreto con un horario establecido para gestionarlo. Todos los días damos respuesta a las consultas que nos pasan los clientes, y hacemos push sobre temas abiertos para avanzarlos, pero dentro del horario establecido. Aunque sea comunicación instantánea, una llamada para una urgencia siempre funciona mejor y más rápido. ¡Easy!

Con su aplicación de escritorio lo tenemos integrado en todos los ordenadores de la oficina. Junto con la App para móvil es una solución brutal para facilitar la gestión y el flujo de información.

Principales ventajas de Telegram:

Rapidez de respuesta entre los miembros del grupo.
Posibilidad de gestionar audios. Muchas veces el cliente nos manda un audio explicando un producto, un evento, una acción, y el equipo de contenidos digitales le da forma en un post, una FAQ, o una nueva página de la web. Operatividad.
Privacidad. Los miembros de un grupo están identificados por un @ y el número de teléfono de ese @ solo lo tiene el administrador o creador del grupo.
Seguridad. El intercambio de información está cifrado entre el emisor y el receptor a través de los “Chats secretos”. ¡Los datos de tu empresa están a salvo!

3. Skype. Comunicación visual con pantallas compartidas.

¿Quién no ha usado Skype? Para amigos que están de Erasmus, familia en el extranjero, etc. Por nuestra parte lo usamos para reuniones mensuales con clientes que se encuentran en otras ciudades y donde tenemos que compartir una presentación como puede ser un informe o una propuesta de nuevo proyecto.

Principales ventajas de Skype:

Fácil y rápido de instalar.
Capacidad de proyectar documentos y explicarlos.
Alta calidad de sonido cuando la conexión es adecuada.
Seguridad. Privacidad de datos.
Estamos comenzando a probar Skype Empresarial, que permite además trabajar roles en las videollamadas. ¡Os iremos informando!

4. Email. Las cosas claras y concisas.

Lo usamos principalmente para órdenes de trabajo y generar alineación de un mensaje que tiene fecha de acción concreta en todo un equipo. Siempre servirá de comprobante (fecha y hora de envío / recepción) y por ello lo seguimos usando.

Las principales ventajas del email las conocemos. Llevamos años gestionando este sistema de comunicación.

5. Analytics. Medir para controlar, y controlar para decidir.

Lo más importante de un proyecto de comunicación digital es poder medir para poder controlar. Usamos varias de las herramientas de Google pero una en concreto que nos ayuda es la que lidera el Analista de Datos en el Sistema EasyWork. Google Analytics es sin duda una de las principales herramientas de analítica web con la que trabajamos. Es gratuita y permite llevar un control más que fiable del tráfico web, conversiones, objetivos, flujos, etc.

También trabajamos con otras herramientas (algunas gratuitas y otras de pago) que nos permiten llevar métricas más orientadas al posicionamiento del dominio. Dos de ellas son:

[b_borded]Para cualquier proyecto de marketing digital es imprescindible tener control del inicio y final del mismo para evaluar resultados y tomar decisiones en base a ello.[/b_borded]

Además, dentro del Sistema EasyWork ofrecemos 3 planes de trabajo con soporte dependiendo del nivel de servicio que sea requerido:

Basic. Lunes a viernes de 9h a 14h.
Premium. Lunes a viernes de 9h a 18:30h.
Personalizado. Respuestas viernes tarde, fines de semana y fuera de horario laboral. Se usa por lo general para empresas de hostelería o servicios de radio, televisión, u otras empresas que precisan atención al cliente 24h

Si aún no has planteado externalizar tu departamento de comunicación digital y contratar One Digital Pack por no tener claro que vamos a mantener el control de tu departamento, esperamos que con el Sistema EasyWork se te hayan disipado las dudas. ¡Hazte Visible!

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