Cómo y por qué gestionar el tiempo

Artículo actualizado 5 meses por bilnea

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Se habla mucho de optimización del tiempo, sobre todo en el área laboral (aunque la personal es igualmente importante), como algo que es necesario hacer, pero está demostrado que sólo en las grandes organizaciones se aplican las herramientas de gestión de tiempo existentes de forma correcta. Sé acabó. Es una tarea de obligación para todos.

Creemos que sabemos hacerlo, pero realmente no es así.

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La capacidad de gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran cada vez más en sus trabajadores, ya que este factor mejora la productividad y la competitividad de la organización.   Un profesional polivalente que ejecute muchas tareas en poco tiempo siempre es rentable. Pero alcanzar ese nivel no es fácil, y requiere de unos pasos:

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Saber cuál es nuestra misión en la empresa y qué objetivos debemos cumplir en ella.
Analizar las tareas concretas que tendremos que llevar a cabo para lograr esos objetivos. Diarias, semanales, mensuales.
Planificar con criterio todas y cada una de ellas. Un check-list es la mejor manera de organizarlas y facilitar la finalización de todas ellas en el plazo establecido.

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Así, podemos garantizar que la agenda es una herramienta básica a la hora de organizar la jornada laboral, la semana e incluso la previsión de tareas a medio y largo plazo. La utilizaremos para anotar el listado de tareas diario ordenándolas de la siguiente forma:

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[list_item icon=»exclamation-sign»]Las más urgentes, aunque sean las que menos nos gustan, ya que ese aspecto no va a hacerlas desaparecer. Suelen estar relacionadas con los Dead-lines de la empresa, fechas de entrega de servicios o productos.[/list_item]

[list_item icon=»pencil»]Las más rápidas de finalizar, para ir completando tareas (pequeños diseños gráficos, adaptaciones o retoques).[/list_item]

[list_item icon=»wrench»]Las de grueso y cuya finalización no depende únicamente de nosotros.[/list_item]

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Es importante destacar que ahorraremos tiempo si agrupamos las tareas por afinidad y franja horaria. No podemos ir cambiando de tareas como nos plazca. Si algo se empieza, algo se acaba, y pasamos a la siguiente tarea.

A cada tarea debemos asignarle un tiempo y ceñirnos a él en la medida de lo posible. Está claro que surgirán imprevistos, recibiremos muchas llamadas, tendremos problemas informáticos, aparecerán reuniones inesperadas… Nuestro entorno nos afecta y en ocasiones condiciona, claro está, y por ello la correcta planificación de tareas es esencial, marcar un Orden de Prioridades.

También hay que reservar momentos para descansar y otros para pensar, algo que no siempre hacemos, abrumados por el día a día. Pensar es indispensable para evaluar el trabajo realizado, planificar el que ha de venir, crear, innovar y, en definitiva, ser más eficientes.

Cuando te veas saturado, lo mejor es levantarte e irte a dar un pequeño paseo. No merece la pena seguir cuando te sientes improductivo.

La parte final del día, antes de abandonar nuestro área de trabajo, destinaremos unos minutos a revisar qué tareas hemos completado y cuáles no y ajustaremos la agenda del día siguiente. Aplicar toda esta estrategia requiere tiempo, pues para cambiar un hábito se necesita voluntad, esfuerzo y constancia, pero mediante Planificación, todo es posible.

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Como último apartado de este post os presentamos los más famosos Ladrones de tiempo, para que los conozcáis y os ayude a controlarlos.

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[accordion-item title=»Escasa disciplina personal»]Es uno de los peores ladrones de tiempo y uno de los más difíciles de corregir. No hay recetas mágicas. La única forma de cambiar es con voluntad y con alguien, un gestor de equipos, que nos instruya. Un rol clave en cualquier empresa.[/accordion-item]

[accordion-item title=»Desorden»]Si destinamos unos pocos minutos cada día a organizar y archivar nos evitaremos perder horas buscando documento en el ordenador o por las mesas. En ocasiones cuesta, pero vale la pena.[/accordion-item]

[accordion-item title=»Visitas inesperadas»]Las debe atender el responsable del cliente, en caso de serlo, o la persona que pueda atender la consulta en cuestión. Eso sí, solo lo atiende una persona. Saving time.[/accordion-item]

[accordion-item title=»Los emails»]Es básico diferenciar los que tienen que ser respondidos al instante y los que pueden esperar. El criterio de ello está muy relacionado con nuestra Agenda y las tareas que debemos de ir completando. La clave está en saber a cuáles dar respuesta rápida y a cuáles no a golpe de vista.[/accordion-item]

[accordion-item title=»Reuniones»]Hay que entrar en ellas con un orden del día y procurar ceñirse a él para evitar divagaciones que alarguen el encuentro innecesariamente. Si algunos de los temas no nos incumben podemos pedir permiso para salir de la reunión cuando se llegue a ellos. Si son con clientes, 45 minutos máximo por reunión. Control de espacio-tiempo en las oficinas.[/accordion-item]

[accordion-item title=»Papeleo y lectura»]Mejor redactar solo lo imprescindible y tener preparado un mismo texto para contestar a peticiones similares. La lectura, solo para los documentos necesarios y haciéndola con cierta rapidez.[/accordion-item]

[accordion-item title=»Comunicación ineficaz»]Tanto entre componentes del equipo como entre empleado-cliente. Si no transmitimos mensajes claros es muy posible que los demás realicen mal el trabajo y tengan que volver a repetirlo, lo cual supone una enorme pérdida de tiempo. Debemos comunicar con claridad y comprobar que la otra persona ha comprendido lo que intentamos transmitirle. De la misma forma, hay que escuchar con atención y preguntar si algo no nos queda 100% claro.[/accordion-item]

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Nadie dijo que fuera fácil. Son herramientas y aspectos que a corto-medio plazo aumentan de forma notable la productividad de una organización y la capacidad de absorción de trabajo de cada uno de sus integrantes.

[separator headline=»h3″ title=»¿Sabes organizar tu tiempo? ¿Y ayudar en el de tu empresa? «]