Las claves del éxito en la organización de eventos

Organizar un evento parece cosa de niños pero, ¿alguna vez te has parado a pensar qué hay detrás de toda esta organización? ¿Cuáles son las claves del éxito en la organización de eventos?

Estamos acostumbrados a ir a eventos como congresos, conferencias, bodas, bautizos, donde todo está perfectamente organizado. Incluso estos eventos están hechos a medida para cubrir nuestras expectativas y que lo pasemos genial y nos sintamos expectantes de lo que va a pasar.

Organizar un acto/evento implica una gran labor previa. ¿Sabes cuáles son las claves del éxito de un evento?

Podríamos dividirlo en 3 fases:

  1. La organización previa al acto
  2. El evento en sí
  3. El post-acto

1. La organización previa al acto

Un evento se crea para cubrir las necesidades y expectativas de los asistentes, por eso es muy importante conseguir realizar un briefing que se adecue a sus necesidades. Este es uno de los componentes clave para que el evento salga a la perfección.

¿Qué es briefing?

Es un informe donde aparece toda la información detallada y refleja las intenciones del cliente para la realización del evento. Es decir, en este documento se concreta qué hay que hacer, cómo y por qué se tiene que hacer. El briefing lo debe efectuar el cliente, el problema con el que nos encontramos muchas veces, es que el cliente no suele realizar el documento con detalle o no le da la importancia que se merece, lo que esto puede conllevar a una mala comunicación entre empresa y cliente.

Partes del briefing:

  • Datos sobre el anunciante
  • Target
  • Objetivo del evento
  • Los tiempo deben de estar bien marcados
  • El presupuesto
  • Mensaje que se quiere transmitir
  • Responsables del evento
  • Más información complementaria

2. El evento en sí mismo

Durante el evento todo tiene que salir perfecto y debemos ser innovadores, por eso cada vez más nos apoyamos en la tecnología para que las personas que acuden a estos actos estén cómodas y disfruten del evento. Hay que sorprender a los asistentes con novedades relacionadas con el sector y que sean ingeniosas, ya que queda muy anticuado y los mismos asistentes están cansados de recibir material impreso que más tarde terminarán tirando u olvidándolo en algún lugar.

eventos

¿Cómo podemos conseguir que nuestro evento sea un éxito adaptándonos a las nuevas tecnologías?

Utilizar la tecnología más avanzada puede suponer un esfuerzo económico elevado, pero a la larga se obtendrá beneficio, ya que el participante al congreso/evento vivirá una experiencia inolvidable de ese acto y lo recomendará a sus colegas o amigos.

Algunas de las herramientas tecnologías más vanguardistas:

  • Video Mapping: Proyecciones sobre superficies
  • Conferencias Streaming: La transmisión en directo del evento
  • Fogscreen: Proyectar imágenes en el aire sobre una especie de niebla densa
  • Robots o drones
  • Hologramas: Imágenes tridimensionales a través de la luz.

recuento de datos de satisfacción tras el evento

3. Una vez terminado el evento. El post-acto

Finalizado el evento, el organizador del mismo envía notas de agradecimiento a los asistentes, obtiene el feedback de los asistentes de modo que:

  • Recopila la información que le han hecho llegar los participantes a través de cuestionarios o notas externas como agradecimientos y felicitaciones.
  • Revisa los objetivos y los contrasta, aquí es dónde se valorará si el resultado del evento ha sido el que se esperaba, ha estado por debajo o lo ha superado con creces las expectativas.

El post-evento es una parte bastante importante de cualquier acto, porque la empresa tiene la oportunidad para seguir teniendo contacto con los asistentes una vez a terminado el acto y fidelizarlos para futuras ocasiones.

La organización de eventos está de moda, no es nada nuevo, pero en los últimos años se ha convertido en un nexo de unión entre empresas y clientes. Las empresas utilizan estas reuniones como estrategia de marketing y comunicación con la que pueden hacer negocios de forma directa y personalizada.

La clave fundamental para que un evento sea un éxito es ser minucioso y cuidadoso en la organización del mismo.
Sobre el autor

Beatriz Esteve - Community manager en bilnea. Responsable de la gestión en medios sociales y campañas de Marketing Digital en las cuentas de la sede de bilnea Valencia.

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